09:30, 25 квітня 2014 р.

Электронная отчетность: налоговики приглашают в киберпространство

Около десяти лет назад госслужбы Украины, ориентируясь на позитивный опыт многих развитых стран, начали внедрять информационные технологии в ведомственный документооборот. Одним из первопроходцев в этой работе выступила Налоговая служба, для которой Интернет стал активным помощником, в частности, в системе отчетности. Помимо ликвидации очередей в инспекциях, отчетность в электронном виде сэкономила тонны бумаги, позволив налогоплательщикам снизить расходы. Вскоре благодаря положительным результатам работы налоговиков практику поддержали другие ведомства и коммерческие структуры, и на сегодня опыт в использовании электронного обмена документами имеет большинство украинских компаний.

Важно отметить, что для успешного «внедрения в киберпространство» для налоговой были созданы все необходимые законодательные предпосылки. К 2008 году в Украине уже сформировалась полноценная нормативно-правовая база, существовали соответствующие ведомственные нормативы, программа внедрения электронного документооборота, для компаний была доступна и юридически значима электронная цифровая подпись. На сегодня правовой статус электронного документооборота определяется двумя законами Украины: «Об электронных документах и электронном документообороте» № 851-ІV и «Об электронной цифровой подписи» № 852-ІV. Успешно функционирует центральный удостоверяющий орган, центры сертификации ключей прошли аккредитацию в соответствии с законодательством.

Внедрение системы электронного обмена документами становится все более актуальным и обоснованным в коммерческих и государственных организациях. По мнению экспертов, хранить информацию не в бумажном, а в электронном виде сегодня удобно как мелким, так и крупным компаниям, особенно тем, для кого скорость обработки информации и ее сохранность, равно как и неискаженная отчетность необходимы для нормальной работы. Создавая единое информационное пространство, система электронного обмена документами помогает повысить эффективность управления бизнес-процессами, существенно сократить затраты, обеспечить надежность учета и хранения документов, а также своевременно и без проблем отчитываться в налоговой и многое другое.

Что касается государственных структур, здесь благодаря системе электронного документооборота можно отказаться от внушительного потока бумажных документов (по статистике, при бумажном документообороте теряется по различным оценкам от 2-3 до 20% первичных документов), иметь возможность быстро получать информацию о нахождении того или иного документа и, как следствие, контролировать исполнение поручений в срок, сократить время на обработку документов. Кроме того, система обеспечивает максимальную независимость от человеческого фактора – все в единой базе, и в любой момент любой документ на любой стадии может быть найден. Для этого необходим лишь компьютер и Интернет.

В то же время подходить к выбору системы электронного документооборота нужно взвешено, продумав, какой объем функциональности системы будет внедряться и насколько она будет покрывать существующие бизнес-процессы. Один из критериев выбора системы электронного управления документооборотом - легитимность, использование соответствующей электронно-цифровой подписи, совместимость со всеми основными центрами сертификации ключей. Как заверяют эксперты, системы электронного документооборота всегда окупаются, и прежде всего - за счет улучшения системы контроля и управления персоналом, что увеличивает эффективность работы сотрудников.

В Украине продолжается активное развитие электронных возможностей в сфере документооборота и отчетности. В частности, Налоговая служба, доказав эффективность отчетности в электронном виде, планирует уже в ближайшее время перейти к внедрению полноценного электронного документооборота между налогоплательщиками и контролирующими органами, что позволит полностью избавиться от отягощающих издержек бумажных носителей информации. В то же время прогнозы экспертов показывают, что в недалеком будущем в госслужбах и на предприятиях обмен электронными документами станет нормой.